Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra. Los procesos de comunicación son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semióticas comunes.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
Los Factores de la comunicación son el conjunto de todos los conceptos que se necesitan para establecer la comunicación. En los cuales:
El emisor es quien está de acuerdo con la intención de expresar un mensaje, es quien lo emite
El referente es el objeto, la idea o la cosa -física o abstracta- a la que alude el mensaje comunicativo y es de carácter extralinguístico. Es el objeto, la idea, el conocimiento, la fantasía, etc., en sí mismo.
El receptor es la persona que recibe el mensaje.
El código es un sistema de signos que se utiliza para expresar ideas: habla, gestos y escritos.
El mensaje es la información representada por medio de código que el emisor transmite o quiere transmitir al receptor. Es la idea o cosa "referente" desde un punto de vista intrínsecamente material aunque lo fuese abstracto.
El canal es el medio que se utiliza para hacer llegar el mensaje, por ejemplo: un teléfono móvil.
El contexto es la situación que se crea cuando se haya comunicación, es decir, el alrededor
Factores
Los conceptos de complementariedad/asimetría y simetría se refieren simplemente a dos categorías básicas en las que se puede dividir a todos los intercambios comunicacionales. Ambas cumplen funciones importantes y, por lo que se sabe por las relaciones sanas, cabe llegar a la conclusión de que ambas deben estar presentes, aunque en alternancia mutua o actuando en distintas áreas. Ello significa que cada patrón puede estabilizar al otro siempre que se produzca una escapada en uno de ellos; así mismo, es posible y necesario que los dos participantes se relacionen simétricamente en algunas áreas y de manera complementaria en otras. Los factores o elementos que intervienen en la comunicación son, más o menos, los siguientes:
La fuente es el fenómeno que origina la información. Se encuentra aún sin codificar para ser transmitida en el mensaje. Por ejemplo, las temperaturas (para el caso de un parte meteorológico).
El emisor
Es el elemento que toma y elabora la información, según un código determinado, para transmitir un mensaje. El hombre del tiempo, por ejemplo.
El código
Es el conjunto de signos y de reglas de combinación de los mismos que sirve para transmitir una información o fuente según un sistema simbólico comprensible o descifrable para el emisor y el receptor. Por ejemplo, el sistema de medición de temperaturas que se adopte en un parte meteorológico: centígrado, escala Réaumur, Fahrenheit, etc., o el idioma que se utiliza en un parte meteorológico: el español, el inglés, etc.
El mensaje
Es la información que se originó en la fuente, pero ya elaborada, y configurada mediante el código: el parte meteorológico tal como sale emitido.
La señal emitida es la intensidad de la transmisión una vez sale del emisor, la cual llega y se recoge por el receptor, por lo general con menor intensidad y con algún grado de distorsión en comparación de la señal emitida.
El canal
Es el medio físico a través del cual se transmite el mensaje: sistema nervioso, aire, cobre, agua, celular, carta, etc.
El ruido
es todo elemento, físico o psíquico, que provoca una pérdida o distorsión en el contenido o forma del mensaje: opacidad del canal, debilidad de la señal, distancia, fatiga del emisor, mala comprensión o posesión del código, ambigüedad, sordera, distracción, locura, prejuicios, etc.
La redundancia es la repetición recurrente de informaciones que se realiza en el mensaje a fin de que las alteraciones, distorsiones y pérdidas de información que provoca el ruido no provoquen una fuga de información relevante.
El contexto
Es el conocimiento de una serie de circunstancias lingüísticas (mensajes previos al mensaje, conocimientos de presuposiciones y datos necesarios para la intelección del mensaje) que ha de tener el mensaje para poder ser entendido cabalmente.
Es el marco físico, temporal y espacial, de naturaleza extralingüística, en que se desarrolla el proceso comunicativo, y que a veces es esencial para poder interpretar correctamente un mensaje.
El perceptor
Es aquello a que va destinado el mensaje, pero que no tiene que ser necesariamente el elemento que lo descifre.
El receptor es quien recibe y descifra el mensaje codificado por el emisor usando el mismo código con que fue cifrado si la transmisión es ideal, es decir, es el que decodifica el mensaje.
CLASES DE COMUNICACION
La gente no puede ser manejada con el látigo. Se la conduce mediante el lenguaje. Pero es sabido que muchas palabras tienen diferente significado, lo que trae como consecuencia interpretaciones equivocadas. Los técnicos poseen y utilizan un vocabulario preciso que el lego no comprende.
La mayor dificultad que se presenta en una empresa o institución, consiste pues en el problema de la comunicación mediante el lenguaje, para establecer una perfecta coordinación entre los diferentes niveles de la línea vertical y las funciones especiales de la línea horizontal.
Por lo que respecta a la comunicación entre los niveles de la línea vertical, cuando se efectúa de arriba hacia abajo, es directa y la orden puede ir pasando de uno y otro nivel sin mayor tropiezo ni deformación, porque se refiere a asuntos concretos, tangibles, referidos a trabajos determinados a propósitos bien determinados. En cambio, las comunicaciones que van hacía arriba se relacionan con los estados emocionales, con los sentimientos, las preocupaciones y reclamaciones del personal que no pueden ser observados directamente y que, al subir de escalón en escalón suelen llegar deformadas y falseadas.
En resumen, la cuestión de las comunicaciones y su perfecto funcionamiento, sin obstáculos e interferencias, es uno de los problemas humanos fundamentales de las grandes organizaciones culturales, industriales y comerciales.
Estas son los principales temas para obtener una buena comunicación:
La comunicación
Clases de comunicaciones
Interferencias
Formas de superar las interferencias
La comunicación de las relaciones publicas
El diálogo permanente
Líderes de opinión
Comunicaciones discriminadas o personalizadas
Prueba de efectividad de la comunicación
Diferencias de la comunicación de relaciones publicas con los de la publicidad y el periodismo
La comunicación
Se puede afirmar que la comunicación no es un acto, en el sentido de que se trata de algo simple, sino que es un proceso complejo, que posee varias etapas o pasos. Efectivamente, supongamos una comunicación simple: preguntando al que esta frente a mí: ¿Cómo te llamas?. Antes de formular esta pregunta tuvimos que formarnos en la mente la idea de lo que queríamos decir. Luego, hallar los vocablos que expresaron nuestro pensamiento. Después pronunciarlos o escribirlos, llegar a la vista o al oído de nuestro vecino, pasar de sus sentidos a la mente, descodificar el gráfico o sonido que le llegó, y, por último, captar o no nuestro mensaje, según que entendiera o no nuestro idioma.
Es conveniente tener presente esta aclaración previa al entrar al estudio de este tema dentro de nuestra disciplina, pues es preciso recordar las dificultades que en cualquier etapa del referido proceso comunicacional pueden surgir, haciendo fracasar el mejor concebido plan o programa. Téngase presente que la única forma de relacionarse los seres humanos entre sí es a través de la comunicación y que, por tanto, no pueden existir buenas relaciones públicas si no existen buenas comunicaciones.
Clases de comunicaciones
Las comunicaciones, en general, pueden ser clasificadas en:
Intencionales: Que son aquellas, como su nombre lo indica, que se hacen intencionalmente, sean ellas escritas, verbales, por señales u otros medios, y
No intencionales: Que son las que, también como su nombre lo sugiere, que no se tuvo la intención de transmitir, pero, que sin embargo, se emiten. Por ejemplo: la vestimenta, el rubor, el temblor de las manos, el color tostado de la piel, etc. Muchas veces estas comunicaciones no intencionales no se las desea hacer, se las trata de ocultar, pero, a un observador perspicaz no se le pueden escapar y le sirven para obtener datos de su interlocutor conformado o negado lo que intencionalmente éste le está comunicando. De ahí su utilidad en la actividad profesional como aseverativas o negativas de lo que se nos comunica intencionalmente.
Interferencias
Son hechos o barreras que dificultan la comunicación o que impiden por completo su recepción. Se las puede clasificar en dos categorías.
Interferencias físicas: Son las originadas en el mundo externo que nos rodea, por ejemplo: el ruido, el corte de energía eléctrica, la descompostura del aparato emisor o receptor, etc. y
Interferencias psíquicas: Son denominadas así porque acontecen en el mundo interno, en la psiquis del individuo, por ejemplo: la antipatía que siente el perceptor hacia quien emite; la falta de interés de éste en el tema, etc.
En el ámbito de las relaciones públicas las interferencias tienen una gran importancia porque, como ya dijimos, las relaciones entre los seres humanos se establecen por medio de la comunicación y no existiendo buena comunicación no pueden existir buenas relaciones públicas. De lo dicho se deduce que el relacionista público debe poner su máxima atención para prevenir la aparición de interferencias y, en caso de que ocurran, tratar de superarlas a la brevedad posible.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
Se emplea en las siguientes funciones principales dentro de un grupo o equipo:
Control: La comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.
Motivación: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.
Expresión emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones.
Información: La comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda a información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.
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